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成功提案的關鍵,竟然是說話順序?這樣說服,讓老闆無法說不

文 / P&G大中華區傳播與公關副總裁 許有杰

你有沒有這種經驗?對公司制度、工作模式或產品特性等有新想法,但因為想法不夠成熟,不敢輕易提議,爬梳了大量相關資料後,終於鼓起勇氣向主管提案,但講不到幾句,提案就被駁回……。

這樣的經驗的確令人洩氣。不過,從主管的角度來看,如果員工向我提案,內容是我第一次聽到,可能就會以比較嚴苛的態度審核。所以建議大家,在提案前,先口頭詢問或將提案大綱寄給主管,用請教的方式讓主管知道你的想法,若是方向不符合主管需求,就能馬上修改或及時收手。

而在準備提案的過程中不斷請益主管,也會讓主管覺得自己有參與你的提案,或多或少也算是提案的發想者之一,不但能降低做白工的機率,更能提升主管埋單的機會。

依我長年在業界的觀察,部屬在向主管提議時,如果只憑一張嘴,是無法說服老闆的。必須用「數字」佐證提案,讓主管覺得你有做足準備,而不是無的放矢。資料可以是從網路上搜尋(要重複查證),也可以是從公司內部調出的歷史資料。

提案不必鉅細靡遺,把「好處」說清楚才是重點

每個主管的個性與風格不同,有些屬於微型管理,凡事都要知道細節才肯放手;有些只要確認大方向,認為員工清楚自己為何而做、站在公司利益出發,就願意放手讓員工嘗試。

不過, 無論主管的領導風格為何,只要先讓主管知道你要講什麼,再解釋為什麼會有這樣的想法,最後再說執行細節,依序說出「5W1H」(見下圖),就能有效說服主管:

  1. What:開宗明義點出提案方向,讓主管知道這次會晤目的。如「觀察到消費者會使用我們家產品的原因是……,或許我們可以……」、「新產品的市場定位似乎與我們其他產品重疊,我認為……」
  2. Why:說明自己為什麼會提這個想法,對組織、消費者有什麼幫助。此部分是提案的關鍵,若你提出來的理由契合主管需求,提案被埋單的機會就提升了。
  3. When、Where、Who:此提案希望在何時、何地推出,預計的進度與參與者為何。
  4. How:最後,才是提案的執行方法與細節。

推薦理由不超過3個,否則弱化提案

如同面試時會跟面談者強調自己的優勢,向主管推銷提案時,也必須提出支持提案的論點,才有辦法說服他。

理由不必太多,3個就足夠,一旦超過3個,會讓人覺得提案內容太薄弱,才需要那麼多理由支撐,推薦理由的思考方向可以參考如下:

1.讓數字說話,說明為什麼此提議對組織、消費者、生意等面向來說是有助益的。

2.用企業內部案例,或是市面上曾經成功的案例佐證,這個提案是可行且成功機率是高的。

3.以財務面的角度出發,說明此提議怎麼為組織提升營收、增加曝光度、提高品牌正面形象等,並指出能為組織節省多少成本。

當然,沒有一個提案能面面俱到,完全沒有風險。所以強調完提案的效益後,也要平衡觀點,點出提案可能的風險,並提出降低風險發生的方法,讓主管知道,你有考慮各種情況,並想好應對措施,主管會更有興趣埋單。

延伸閱讀 / 要說服聽眾,不是拿出數據就有效!沒想過這6個問題,簡報再認真準備都沒用

(本文出自《經理人月刊》,未經授權禁止轉載)

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陳淑玲

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